A Gestão do Tempo

A azáfama diária de tarefas profissionais e pessoais levam-nos quase diariamente a sentir que algo ficou por fazer. O sentimento interior de “falta de tempo” consome-nos quando interiormente pretendemos fazer algo que não conseguimos.

A Gestão do Tempo é acima de tudo uma auto-disciplina individual para a adopção e manutenção de procedimentos e métodos que enfatizam a melhoria constante de desempenho profissional e satisfação pessoal. A existência de empenho na mudança, assumindo-a como factor potenciador de melhorias é essencial.

1. Plano Diário com Objectivos e Prioridades
Há necessidade de planear os dias – o planeamento é sempre uma previsão passível de alterações. Não obstante, não deverá limitar-se ao registo dos acontecimentos numa agenda. Deverão traçar-se objectivos que permitam atingir a metas traçadas para nós próprios. Estes objectivos irão permitir orientar o raciocínio e acção para o futuro, definir exactamente para onde se quer ir, estabelecendo as verdadeiras prioridades. Não bastará simplesmente definir objectivos. É necessário saber como fazê-lo. Sucintamente, cada objectivo deverá ser relevante, específico, mensurável, alcançável e registável. Os objectivos devem ser sempre traçados a médio e longo prazo.

Por outro lado, normalmente denomina-se “objectivos para o dia” às simples tarefas e actividades diárias que se desenvolvem. No planeamento, estas devem estar alinhadas na prossecução daqueles verdadeiros objectivos anteriormente traçados. É fulcral a destrinça entre tarefas qualitativas (as que requerem tempo para a reflexão) e quantitativas (as que têm de ser feitas em grande quantidade e num curto espaço de tempo), separando criteriosamente entre as actividades urgentes das importantes (reflicta-se da diferença notável entre urgência e importância). Neste âmbito, podem ser utilizadas ferramentas práticas de trabalho como grelhas de planeamento, listas de verificação, entre outras.

Na elaboração dos planos é importante que figurem tempos fortes e tempos de respirar, por forma a reduzir a pressão, assim como a previsão de compromissos e obrigações fixas de curto, médio e longo prazo. Na concepção do plano devem agrupar-se as actividades relacionadas, nunca esquecendo de reservar, sistematicamente, tempo para a reflexão e para o trabalho solitário (deveremos planear apenas 60% do nosso tempo, reservando 40% para imprevistos). Poderá também tornar-se rentáveis os espaços entre acontecimentos e devendo sempre preparar e organizar o tratamento dos assuntos mais importantes nos períodos do dia em que a energia e concentração estão mais elevadas. Deverá sempre centrar-se nos objectivos e resultados a atingir e utilizar os últimos minutos no local de trabalho para planear o dia seguinte, revendo sempre o dia que acabou.

2. Eficiência vs Eficácia
Um outro conceito a apreender é a noção de eficiência e eficácia. A primeira reporta-se à execução da tarefa da forma correcta, enquanto a segunda à execução da tarefa certa. A eficácia é aquilo que se procura quando não se perde de vista o objectivo que é o de alcançar resultados. Enquanto uma pessoa eficiente executa de forma correcta e assertiva as tarefas e actividades a que se propõe, uma pessoa eficiente executa as tarefas adequadas à obtenção dos resultados que se propõe atingir.

3. As Leis da Gestão do Tempo
Aquando do planeamento é imprescindível conhecer as Leis da Gestão do Tempo, pois estas são consideradas como incontornáveis. Tal como aquele ditado “Quem anda à chuva, molha-se”, estas leis são de tal forma realistas que merecem uma aceitação generalizada.
A Lei dos 20/80 diz-nos que 20% dos nossos esforços geram 80% dos nossos resultados.
A Lei das sequências homogéneas de trabalho diz-nos que todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo contínuo.
A Lei de Parkinson afirma que o tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível e não do necessário.
A Lei da contraprodutividade refere que para além do limite, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa.
A Lei da alternância diz-nos que há tempo para tudo e um tempo para cada coisa (não fazer mais do que uma coisa de cada vez e fazê-la bem!).
A Lei dos ritmos biológicos afirma que cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos, sendo que cada uma tem o seu.
A Lei da dimensão subjectiva do tempo conclui que o tempo tem uma dimensão objectiva e uma dimensão subjectiva, que é função do interesse pela actividade exercida.

Mais tinta correria para abarcar a imensa área da Gestão do Tempo, mas gostaria de deixar mais alguns conselhos práticos a recordar no decurso desta mudança positiva na vida de quem abraça este desafio:
- Definir claramente os objectivos prioritários a atingir e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade a realizar;
- Ter uma boa agenda, onde se descrevam as tarefas a realizar e os compromissos, libertando a memória para outros assuntos da vida;
- Controlar a interrupções e minimizá-las (se for possível, fechar a porta e isolar-se, aprendendo a dizer “não” com amabilidade);
- Delegar as tarefas que permitam recuperar mais tempo e menores preocupações com questões operacionais;
- Definir prioridades, distinguindo entre o essencial e o acessório, assim como entre o urgente e o importante.

A percepção do tempo é claramente uma questão pessoal. Todos sofremos momentos mais stressantes relacionados com esta pseudo-ausência de falta de tempo.

Já agora, a propósito de Stress novas linhas estão para chegar.
Bem hajam!